Verwaltungsarbeit ist nötig

Datum:  |  Autor: Lisa Pohley / CHW

Seit nunmehr elf Jahren bin ich als Mitarbeiterin in der Verwaltung des Christlichen Hilfsvereins Wismar e. V. angestellt. Meine Hauptaufgabe ist die ordnungsgemäße Buchführung.

Ebenso sind die Bearbeitung der Dienstpost, Telefondienst, die Verwaltung von Terminen und des Adressenbestandes meine Aufgaben für die erfolgreiche Organisation der Vereinsarbeit. Zur fachgerechten Buchhaltung gehören die Abrechnung von Projekten in Albanien und im Vereinshaus sowie auch die Antragstellung und Abrechnung von geförderten Maßnahmen.

Außerdem begleitete ich als Diplomkauffrau die albanische Buchhaltung. Dazu war ich auch im August 2011 wieder mit nach Albanien gereist.

Spenden und Spendenquittungen

Wesentlich sind die projektbezogene Verbuchung Ihrer Spenden und die Erstellung von Spendenquittungen. Buchführung ist wichtig, um die Wirtschaftlichkeit eines Vereins in der Gewinn- bzw. Verlustermittlung darzustellen. Sie ist aber auch die Grundlage für die Anerkennung der Gemeinnützigkeit durch das Finanzamt, die einen Verein dazu berechtigt, Zuwendungsbestätigungen für Spenden auszustellen. Der Spender kann so Spenden als Sonderausgaben steuerlich absetzen.

Laut § 10 b Absatz 1 EStG ist die Abzugsfähigkeit von Spenden auf 20 % der Gesamteinkünfte im Kalenderjahr festgelegt. Überschreiten Spenden diesen Betrag, ist ein Vortrag in zukünftige Veranlagungszeiträume möglich. Das ist vorteilhaft für einkommensschwache Jahre, in denen mehr gespendet wurde, aber der volle Steuervorteil nicht realisiert werden konnte.

Wir haben es uns im Vereinsvorstand zur Aufgabe gemacht, für jede Spende eine Spendenquittung auszufertigen, es sei denn, Sie haben uns mitgeteilt, dass Sie eine solche Quittung nicht benötigen.

Sollten Sie „Dauerspender“ sein, das heißt, uns eine Einzugsermächtigung erteilt oder selbst einen Dauerauftrag bei Ihrer Bank ausgelöst haben, erhalten Sie zu Beginn eines neuen Jahres Ihre Spendenquittung zugeschickt. Dabei versenden wir auch immer einen Dankbrief, der von den Mitarbeitern im Vereinsvorstand entworfen wird. Es kommt uns darauf an, dass wir unseren Dank für jede Spende ausdrücken, aber auch unsere Arbeit reflektieren und Sie so erfahren, wo noch Spendengelder gebraucht werden bzw. welches Vorhaben wir dank Ihrer Hilfe abschließen konnten. Als Jahresspender oder Spender ohne gewünschte Spendenquittung erhalten Sie den Dankbrief halbjährlich.

Auch Erbschaften helfen

Eine weitere Möglichkeit, den Verein finanziell zu unterstützen, ist die steuerbefreite Zuführung von Erbschaften. Besonders interessant ist dies, wenn keine nahen Verwandten als Erben in Frage kommen oder auch, wenn es gar keine Erben gibt. Die gesetzlichen Regelungen:

  • Gemäß § 13 Abs. 1 Nr. 16 Buchstabe b des Erbschaftsteuer- und Schenkungsteuergesetzes sind Zuwendungen an inländische Körperschaften, Personenvereinigungen und Vermögensmassen, die nach der Satzung, dem Stiftungsgeschäft oder der sonstigen Verfassung und nach ihrer tatsächlichen Geschäftsführung ausschließlich und unmittelbar kirchlichen, gemeinnützigen oder mildtätigen Zwecken dienen, von der Erbschaft- und Schenkungsteuer befreit.
  • In § 1936 BGB ist das gesetzliche Erbrecht des Staates geregelt: „Ist zur Zeit des Erbfalls kein Verwandter, Ehegatte oder Lebenspartner des Erblassers vorhanden, erbt das Land, in dem der Erblasser zur Zeit des Erbfalls seinen letzten Wohnsitz oder, wenn ein solcher nicht feststellbar ist, seinen gewöhnlichen Aufenthalt hatte. Im Übrigen erbt der Bund.“

Kontakt zu den Mitarbeitern

Seit diesem Jahr muss der Verein auf der Verwaltungsebene mit weniger Personal auskommen, was auf den Wegfall der Zusammenarbeit mit einem anderen Verein, über den diese Mitarbeiterin angestellt war, zurückzuführen ist. Damit dennoch alles reibungslos und termingerecht erledigt werden kann, ist ein effektives Arbeiten mit unserer modernen Informations- und Kommunikationstechnik zwingend erforderlich. Ein Vereinsmitglied des CHW e. V. wartet unentgeltlich alle Computer und hält sie immer auf dem neuesten Stand. Die meisten Geräte sind von ihm auch gespendet worden. Dafür sind wir sehr dankbar.

Verwaltungsarbeit soll aber nicht nur am Computer erfolgen. Wichtig ist uns dabei immer der Kontakt zu Ihnen als Spender und Unterstützer unserer Arbeit. So bin ich zurzeit genauso für den Telefondienst, den Schriftwechsel, den Versand von Informationsmaterial wie auch für das Erstellen von Ausfuhrund Zollpapieren für die Hilfstransporte, wie Weihnachts- und Familienpaketaktionen, verantwortlich.

Ehrenamtlichen Unterstützung geben

Besonders der Kontakt zu den deutschlandweit verstreuten Strickerinnen, die mit viel Liebe akkurat gestrickte Socken, Mützen, Handschuhe und sogar Pullover zu uns schicken, liegt mir sehr am Herzen. Ich versuche, jede Helferin über den Erhalt des Paketes, das uns im Vereinshaus erreicht hat, möglichst schnell zu informieren, und den Dank, auch im Namen der albanischen Menschen, auszusprechen. Dabei merke ich die Freude auf beiden Seiten.

Vorschläge immer willkommen

Gerne dürfen Sie mich anrufen und Ihre Vorschläge unterbreiten oder auch kritische Fragen stellen. Ich werde Ihnen kompetent Auskunft geben oder Sie an unseren Vorsitzenden oder einen anderen Mitarbeiter verweisen.

Lisa Pohley

 

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